csik1

Kiválasztás

"Egy menedzser alkalmasságának nem az a próbája, hogy ő milyen teljesítményekre képes, hanem az, mire képesek a munkatársai nélküle."
W. Steven Brown

Tény, hogy mára a munkaerőhiány minden ágazatban jelen van, és eléggé jelentős számú hiányról beszélhetünk. Közismert az IT szektor, vagy a szolgáltatói szektor, ahol több ezer főre tehető a munkaerőhiány mára. Hasonlóan áll a turizmus is, de az építőiparban sem túl jó a helyzet, nem beszélve a kereskedelemről, egészségügyről, oktatásról, ahol szintén óriási létszámhiánnyal küzdenek, - de igazából felsorolhatnánk az összes ágazatot, mert mindenhol „emberhiány” van. Sajnos azonban ez a tendencia nem csak hazánkban van jelen, és nem is mai keletű. Mindezen tendenciák mellett a saját demográfiai helyzetünkön kívül, a munkaerő-vándorlás hatása is érvényesül, pro-kontra.

Ugyanakkor látható, hogy van egy jelentős réteg a hazai munkaerőpiacon, amely nincs foglalkoztatva. Értelemszerűen az első lépés a képzés lenne, mégpedig olyan képzés biztosítása, amely piacképes tudást adna a képzésben résztvevőknek. Azonban ezeknek a képzéseknek vannak bizonyos "bemeneti feltételei", melyek nincsenek meg sokaknál (pl. a digitális olvasás-írás, szövegértelmezési készség, vagy az érettségi.), és amely így eleve gátat szab az új tudás megszerzésének.

Tovább nehezíti a helyzetet az is, hogy a piacképességet biztosító tudás még nem elég ahhoz, hogy a munkaerőmozgás meginduljon. A munkáltatók számára alap kellene, hogy legyen, hogy csak az alapelvárásnak való megfelelés tudatában lehetne (kellene), megpróbálkozni az ösztönzés érdekében további lakhatási támogatással.

Azonban az, hogy mit jelent a lakhatási támogatás, az igen változó, és mivel sok esetben nem igazán ideális megoldás pl. a családok számára, így ennek motiváló ereje is kétséges, és sokszor ezért nem is sikeres. Azonban, ha lenne is „ideális” lakhatási támogatás, vélhetően ezzel együtt is meglehetősen nehéz lenne elérni, hogy megmozduljanak a munkavállalók keletről-nyugatra, és úgy, hogy ha már megmozdultak határon belül is maradjanak.

Helyzet volt, van és lesz!

Lassan közel több mint 20 éve foglalkozunk kiválasztással, jellemzően olyan munkakörökben, ahol ügyfelekkel, vevőkkel, partnerekkel kerülnek közvetlen munkakapcsolatban a munkavállalók, közép vezetői szintig, de igen szerteágazó ágazatokban.

Már évek óta megfigyelhető a csökkenő tendencia mind a pályázatok mennyisége, mind pedig a minősége terén. A szakmai képzési rendszer változása is közrejátszik abban, hogy bizonyos szakmákban nincs igazán elég és/vagy jól képzett szakember. A demográfiai helyzet is, és a makro-mikro gazdasági körülmények is jelentősen befolyásolták a szakma, pályaválasztás irányát és lehetőségeit, illetve a lakóhely közvetlen környezetétől távol eső területeken való munkavállalást.

Sajnos jó pár vállalkozás nehezen – vagy inkább nem – készült fel arra a helyzetre, hogy a kínálati többlet helyett keresleti többlet lesz, és ezért a dolgozók megtartása sokkal fontosabb lesz, mint eddig valaha. És ezzel együtt elnyújtott, hosszas kiválasztási, „pótlási” folyamatra kell berendezkedniük. Valamint arra is fel kell készülniük a vállalatoknak, hogy a képzettségi hiány miatt saját képzésüket is be kell indítaniuk, ha a vállalt feladataikat el akarják végezni. Mindezen intézkedések anyagi és humán erőforrás vonzata is jóval magasabb, mint ahogy ahhoz a korábbi időben hozzászoktak a vezetők.

A kiválasztáshoz (is) mindenki ért!

A mikro- és kisvállalatok gyakorlata alapján azt láttuk, hogy a cégek zömében nincs belső HR, sok esetben, maga az ügyvezető látja el a kiválasztás feladatát, egy asszisztens, vagy valamilyen munkatárs, vagy pl. a leendő vezető segítségével, aki adott esetben a társtulajdonos is egyben. Mivel a baráti kör/ismerősi ajánlás se olyan, mint „anno” volt, így meglehetősen nagy kihívás a kisebb létszámú cégeknek a munkaerő utánpótlás biztosítása. Ráadásul őket alapvetően is érzékenyebben érinti egy munkatárs kiesése.  

Nincsenek jobb helyzetben azok a cégek sem, akik belső HR-t alkalmaznak, vagy külső tanácsadót bíznak meg a feladattal, mert keresni és találni nekik sem könnyű. Azonban mégis akiknél van külsős-belsős HR megoldás, ott vélhetően valamilyen szinten van HR politika, és így lehet és tudnak is tervezni, illetve stratégiában gondolkodni, hiszen helyzet mindig volt, van és lesz is!

Mekkora munkahelyi kockázat a kiválasztás?

Az emberierőforrás-gazdálkodás dinamikusan változó folyamat, ami a környezeti változások és a szervezeti célok által vezérelve állandó megújuláson megy keresztül.

Ennek megfelelően a munkahelyi kockázatok is folyamatosan változnak, korábbi kockázatok megszűnnek, ugyanakkor újak keletkeznek. A kiválasztás biztonsága érdekében például a munkaviszony létesítését megelőzően a felvételhez szükséges bizonyítványok, okiratok, referenciák valódiságának, illetve valóságtartalmának ellenőrzése vagy indokolt esetben a munkakör ellátásával együtt járó hatáskörök és jogkörök ideiglenes korlátozása révén, a kiválasztás és a foglalkoztatás kockázata mérsékelhető, a kockázattal együtt járó veszteségek csökkenthetők. Az időközben életbe lépett szigorú adatkezelési törvénynek megfelelően a pályázati anyagok, dokumentumok és a személyes adatok biztonságos kezeléséről is gondoskodni kell.

A kiválasztás kockázata a beválás mutatóján, illetve annak javulásán keresztül mérhető. A mutató kifejezi, hogy a felvettek (a munkaviszonyt létesítők) száma és a beváltak (a felvettek közül azok, akik legalább 100%-os teljesítmény elérésére képesek) létszáma milyen arányt képvisel. A mutató tükrözi a felvett munkavállalók beválásának esélyét. A beválási százalék növeléséhez komoly anyagi érdekek fűződnek, ugyanis a be nem vált munkavállaló helyett újat kell felvenni, ami a kiválasztással és a betanítással járó költségek megduplázódását jelenti.

A beválási mutató hatékonyabb kiválasztási és betanítási – mentor-programok - technikák alkalmazásával javítható. A külsős munkaerő-kiválasztók igénybevételével növelhető a beváltak aránya, ezáltal csökkenthető a kiválasztás és a betanítás hiányosságaira visszavezethető kárérték nagysága. A beválási mutató javítása révén – a kiválasztás és a betanítás hatékonyságának fokozásával – költségmegtakarítás érhető el.

A kiválasztás általános eljárása

A megüresedett pozíciót először általában a vállalaton belül hirdetik meg, ajánló rendszert is működtetnek vállalatok – anyagi premizálással, ha sikeres az ajánlás -, és ha ez a folyamat eredménytelen, akkor természetesen vállalaton kívülről keresnek a vezetők munkaerőt.

A külső forrásból történő munkaerő-utánpótlás esetén a lehető leghatékonyabb és leginkább költségkímélő megoldást helyezi előtérbe szinte minden vállalat. A külső forrás esetében különösen fontos, hogy a munkaköri leírás és a személyi specifikáció segítségével megfogalmazhatók legyenek azok a követelmények, amelyeket a szervezet a munkakör betöltésével a jövendő munkavállalóval szemben támaszt.

A külső forrásból történő kiválasztás célja az, hogy a követelményeknek megfelelő minőségi és mennyiségi munkavállaló jelentkezzen az állás betöltésére. Személyügyi tanácsadó cégek, vagy fejvadászok bevonása a kiválasztásba azért előnyös, mert gondosan megvizsgálják a pályázókat, és így valóban a leginkább a követelményeknek megfelelő pályázókat „viszik” végig a kiválasztás folyamatában.

Az álláshirdetés különféle módon történhet. Az egyik módszer, hogy az adott szervezet HR osztálya, egy professzionális céget bíz meg állás meghirdetésével és a jelentkezések begyűjtésével. A másik mód, hogy saját maguk szervezik meg a hirdetés közzétételét és a folyamatot. Ha a beérkezett pályázatok kezelése kapacitás hiány miatt gondot okoz, innentől  a kiválasztás folytatása külsős céggel már nehézségbe ütközhet. Pl. a hirdetés nem túl pontos, szakszerű megfogalmazás esetén előfordulhat, hogy nem a megfelelő célcsoport jelentkezik a betölteni kívánt munkakörre, így a kiválasztás sem lehet sikeres.

Ezért célszerű a teljes folyamatot vagy belsőleg megoldani, vagy külsős cégre bízni az adott kiválasztási kampány lebonyolítását.

Az ALITERA kiválasztási eljárása

Kiválasztási eljárási módszereinkkel alapvetően olyan munkavállalókat választunk ki Megbízóink számára, akik munkájuk során emberekkel foglalkoznak.

A kiválasztási eljárás sikerességét annak előkészítettsége és a megfelelő módszerek megválasztása garantálja.

A "klasszikus" kiválasztási eljárás

I. A kiválasztási folyamat előkészítése

A kiválasztási eljárás kezdeti szakaszában megismerkedünk a megbízó elvárásaival, a munkavégzés helyszínével, amennyiben van, a speciális munkavégzés eszközeivel. Megismerkedünk a leendő munkahelyi kollektívával (amennyiben már meglévő munkahelyi környezetről van szó).  

A leendő munkavállaló közvetlen vezetőjével, HR vezetővel, a vállalat vezetőjével, a kiválasztási eljárás kompetens megbízójával a kiválasztás minden részletére kiterjedő megbeszélést folytatunk:

  • A betöltendő munkakör általános követelményeit, valamint a megbízó speciális kéréseit összegzzük
  • A munkakör betöltéséhez lényeges kompetenciákat, személyiségjegyeket meghatározzuk
  • A szakképesítés mellett a munkakör betöltéséhez nélkülözhetetlen kulcskompetenciákat is meghatározzuk, a megbízó speciális szükségleteinek összegzésével együtt.

II. A keresés folyamata

  • Az állás meghirdetése

A kiválasztás szempontrendszerének összeállítása után rögzítjük a leglényegesebb elvárásokat és feltételeket, és ennek megfelelően megfogalmazzuk a hirdetés teljes szövegét, amelyet - a megbízóval történt egyeztetés után - alapvetően internetes felületen, portálokon tesz közre a Megbízó. Több partnerrel is együtt dolgozunk, igénybe vesszük hirdetési, adatbanki szolgáltatásaikat.

III. A kiválasztás folyamata, elemei

1. Önéletrajz, motivációs levél elemzése

A jelentkezőktől önéletrajzot kérünk e-mailben, melynek formája az általánosan elfogadott konvenciónak megfelelő rövid, tényszerű adatokat tartalmaz a jelölt személyéről, képzettségéről, munkahelyi tapasztalatairól és esetenként személyes érdeklődési köréről. A motivációs levél fogalmazása, stílusa, a közölt információk mind-mind támpontok arra nézve, hogy a jelölt milyen attitűdökkel rendelkezik, de szociális kompetenciáira is rálátunk, amely a csapatba beillesztéshez lényeges szempont.

2. Telefonos interjú    

A kiválasztás során a telefonos interjú elsődleges célja a pályázó kommunikációjának felmérése és az önéletrajzban szereplő információk kiegészítése. Ez a módszer annál fontosabb, minél kisebb iskolai végzettség és kevésbé összetettebb emberi kompetenciák függvénye egy-egy meghirdetett állás kapcsán.

3. Személyes interjú

Az interjú személyes, struktúrált beszélgetésen alapuló információszerzést szolgáló eljárás (miközben az interjút lefolytató elsődleges célja az, hogy képet kapjon a jelöltről, a jelölt elsődleges célja, hogy képet kapjon a munkakörről). A személyes interjút semmilyen más értékelő eljárás nem pótolhatja. A személyiség megismerésében a nonverbális kommunikáció is döntő jelentőségű információkat hordoz.

IV. Kérdőívek felvétele, elemzése, jellemzés készítése

A kiválasztás során sokkal objektívebb képet kaphatunk a jelöltek képességeiről, motivációjáról, magatartásáról és személyiségéről, ez egyfajta kontroll is személyes interjúk esetleges szubjektivitásának kompenzálása érdekében. A tesztek alkalmazásának előnye a nagyobb megbízhatósága a jövőbeni teljesítményre vonatkozóan, valamint a pontossága és objektivitása.

   Szakmai teszt, kérdőív

A megbízó munkáltató részünkre átadott szakmai tesztje, kérdőíve, amelyet a megfelelő jelöltek kitöltenek. Kizárólag a megbízó igénye alapján.

•   Önismereti kérdőívek

A kérdőívek kitöltése önbevallással készül, elektronikus úton kiküldött kérdőívek segítségével. Gyakorlati tapasztalatok alapján ajánlunk több egymást kiegészítő tesztet, amelyek segítségével objektívebb képet kaphatunk a jelentkezőkről, a munkavégzéshez szükséges elvárásoknak, kompetenciáknak megfelelően.

•   Speciális kérdőív

Ügyfélkezelési kérdőívet dolgoztunk ki az ügyfél, vevőkiszolgálás területére keresett jelöltek kiválasztásához. A személyes ügyfélkiszolgálás és a Call Centerben dolgozó ügyintézők ügyfélkezeléssel kapcsolatos gondolkodásmódjáról, eddig kialakult kommunikációs szokásairól ad átfogó képet a kérdőív.

Adott esetben kontroll felmérést is végzünk (pl. értékesítők), hogy megtudjuk, a meglévő csapat a munka szempontjából milyen főbb kompetenciákkal rendelkezik.  

V. Az értékelés módja

A telefonos és a személyes, strukturált interjúval kiegészített beszélgetések alapján összegzést készítünk megbízóinknak, melyben konkrét javaslatot teszünk az alkalmasságra.

VI. A kiválasztás lezárása

A kiválasztási eljárás lezárása: a döntés.. A döntés valamennyi összegyűjtött információ kiértékelése alapján történik. A megbízói - általában második - meghallgatásra csak potenciálisan alkalmazható, egyenrangú szakmai tudású, kvalitású, minden szempontból alkalmas jelölteket állítjuk ki. A meghallgatást szorosan követi a döntés. Azaz a megbízó konkrétan megmondja, hogy kiállított jelöltek közül kivel kívánja a munkakört betölteni, és ezzel zárul le a kiválasztás folyamata. A megbízói meghallgatásra elkísérjük a jelölteket,  és jelen vagyunk a beszélgetés alatt is.  

A kiválasztási eljárásba be nem vont pályázókat a döntést követően elektronikus úton kiértesítjük.

A klasszikus kiválasztási eljárás esetében a megbízó nem igazán vesz részt a folyamatban. Annak érdekében, hogy bevonjuk megbízóinkat a kiválasztás folyamatába, kifejezetten a hazai vállalkozások számára kidolgoztuk a DINAMIKUS KIVÁLASZTÁSI eljárásunkat, melyet kapcsolódó oldalunkon tekinthet meg.

VII.  A munkatárs beillesztése

Az új munkatárs csapatba való beillesztése nem történik meg automatikusan, szükség van egy speciális "mentor-program" kidolgozására is. A beilleszkedés elősegítése érdekében a mentoráló munkatársat - vezetőt -  egyéni coaching keretében felkészítjük a támogatói szerepkörre. A mentorálás általában a próbaidő teljes ideje alatt zajlik – bonyolultabb feladatkörben ennél lehet hosszabb is, akár fél év is -, így szoros kapcsolatot tartunk ezen időszak alatt a mentorral és az új munkatárssal is.

A próbaidő után általában együttműködést fejlesztő tréninget is tartunk immár a teljes csapat számára, az új és a régi munkatársakkal, közvetlen vezetőkkel közösen. További "visszamérési" technikánk az évenkénti elégedettségi mérés, és a távozókkal folytatott exit interjúk is, amely a látens problémákra, bielleszkedési nehézségekre is fényt derít. Beválási mutatóink igen jók, többféle, több tíz fős csapatot felépítettünk így már, akik – még Call Centerben is – több évig együtt maradtak.

 

Szívesen részt veszünk az adott vállalat munkatárs kiválasztás folyamatának kidolgozásába, illetve a teljes kiválasztási folyamat végig vitelében,
melyhez  közel két évtizedes szakmai tudásunk biztos támogatást jelent!

Forduljon hozzánk bizalommal, írjon nekünk a Kapcsolati oldalunkon!